Julkinen toimija, löytyväthän organisaatiosi tiedot Suomi.fistä?

Julkishallinnon organisaatioilla on lakisääteinen velvollisuus kuvata palvelunsa Suomi.fi-palvelutietovarantoon, mutta tuoreen tutkimuksen mukaan palvelutietovarannon mahdollisuudet on alihyödynnetty. Fonectan Kontakti Pron avulla yhteys- ja toimipaikkatiedot päivittyvät automaattisesti eri alustoille.

Viranomaiset alihyödyntävät Suomi.fi-palvelutietovarannon mahdollisuuksia. Tämä selvisi Fonectan viime lokakuussa teettämästä Julkishallinnon toimipaikkatietojen päivittäminen 2022 -tutkimuksen vastauksista. Haastattelututkimukseen vastasi 100 julkisten organisaatioiden toimipaikkatietojen päivittämisestä vastaavaa henkilöä.

Vain 55 prosenttia vastaajista päivitti Palvelutietovarantoon digitaalisten palveluiden ja toimipisteiden tietoja.
“On huolestuttavaa, että tutkimuksemme mukaan vajaa puolet julkisista toimijoista ei päivitä tietojaan Suomi.fi-palvelutietovarantoon. Palvelutietovarannon pitäisi kuitenkin olla se paikka, josta loppukäyttäjät löytävät kaikki julkiset palvelut varmuudella”, sanoo asiakkuusjohtaja Tiina Takala Fonectalta.

Julkishallinnon organisaatioilla on lakisääteinen velvollisuus huolehtia siitä, että tiedot Palvelutietovarannossa ovat ajan tasalla.

“Kansalaisen näkökulmasta tietojen ajantasaisuus on erityisen tärkeää nyt, kun uudet hyvinvointialueet ovat aloittaneet toimintansa ja etsimme tietoa niiden tarjoamista palveluista.”

DVV: Palvelutietovaranto

Automaatio vapauttaa jo nyt aikaa muuhun

Onko teidän organisaationne tietojen hallinnassa varaa tehostamiselle? Lähes kaikki tutkimukseen vastanneet (93 %) kertoivat, että digitaalisten palveluiden ja toimipisteiden tietoja päivitetään organisaatioiden kotisivuille, mutta automaattisesti ne päivittyvät sieltä muualle vain 17 prosentilla.

Automatisoitu tiedonhallinta vapauttaisi aikaa muuhun työhön. Keskitetyllä työkalulla eri kanavien profiileja on helpompaa päivittää.

“Eräs asiakkaamme kertoo säästävänsä aikaa monikymmenkertaisesti, kun he voivat hallita kaikkien toimipaikkojensa tietoja yhdessä paikassa ja sieltä tiedot siirtyvät automaattisesti muihin kanaviin. Automatisoitu tiedonhallinta vähentää päällekkäistä työtä ja vapauttaa resursseja muuhun – ja pienentää myös inhimillisten, manuaalisten virheiden mahdollisuutta”, Tiina sanoo.

Palvelutietovaranto tarjoilee tiedot helposti

Kuusi kymmenestä Fonectan kyselyyn vastanneesta ei tiennyt, mitä tietoja Suomi.fi-palvelutietovarannossa ylläpidetään. Useimmin organisaatiot ylläpitivät Suomi.fissä näitä tietoja:

• yhteystiedot
• verkkosivujen osoitteet
• palveluajat
• asiointikanavat
• käyntitiedot

Palvelutietovarantoon vastaajat vievät usein myös kuvauksia ja ohjeita digipalveluista, organisaation tunnistetietoja, esteettömyystietoja ja esimerkiksi julkaisuja tai vaikkapa alokaskyselyitä.

“Palvelutietovarannossa kaikkien julkisen sektorin tiedot ovat samalla rakenteella esitettyjä. Siksi tieto on siellä helposti kaikkien saatavilla ja helpommin ymmärrettävissä”, Tiina tiivistää.

Meiltä saat apua palvelutietovarannon päivitysten automatisointiin

• Fonecta on virallinen Digi- ja väestöviraston (DVV) kumppani.
• Fonectan Kontakti Pro -palveluun voi integroida Suomi.fi-palvelutietovarannon tai muita organisaation omia järjestelmiä.
• Kun yhteys- ja toimipaikkatietoja ylläpidetään Kontakti Prossa, ne saa pidettyä ajan tasalla samalla vaivalla PTV:n lisäksi myös 20 käytetyimmässä digitaalisessa palvelussa ja kanavassa, kuten Googlessa.

Kontakti Pro julkishallinnolle

Katso tutkimuksesta tehty webinaari, jossa käymme tulokset läpi vielä tarkemmin. Webinaarissa esiintyvät Fonectan asiantuntijat Tiina Takala ja Inka Gyllenbögel, webinaarin moderoi Fonectan sisältöpäällikkö Minna Tuum.

Tutkimuksen taustat

• Kuntien, viranomaisten ja hyvinvointialueiden Suomi.fin palvelutietovarannon päivittämistapoja tutkittiin osana IROResearchin toteuttamaa Julkishallinnon toimipaikkatietojen päivittäminen 2022 -tutkimusta.
• Valtakunnallisessa tutkimuksessa haastateltiin yhteensä 100 kuntien, virastojen tai hyvinvointialueiden toimipaikkatietojen päivittämisestä vastaavaa henkilöä. Haastattelut tehtiin syys–lokakuussa 2022.
• Tutkimuksen tilasi Fonecta.