Etelä-Savon hyvinvointialue: ”Verkkolöydettävyys ja tiedon oikeellisuus on sote-alalla ensisijaisen tärkeää”
21.11.2023 | Lukuaika 0 min
Kun Suomessa valmisteltiin uusia hyvinvointialueita, Etelä-Savon tulevalla hyvinvointialueella Eloisassa tehtiin oikein eräs erityisen tärkeä asia: ennakoitiin tulevat tiedonhallinnan haasteet. Edessä oli seitsemän toimijan yhdistyminen yhdeksi jättiorganisaatioksi – ja lukuisten palveluiden, toimipaikkojen ja aukioloaikojen muutos- ja päivitystarve verkon moninaisiin kanaviin.
Ratkaisu ongelmaan löytyi Kontakti Pro julkishallinnolle -palvelusta. Ennen kuin palvelu voitiin ottaa käyttöön, tulevan hyvinvointialueen toimipaikkatiedolle piti luoda vankka kivijalka palvelutietovarantoon eli PTV:hen.
”PTV:n päivitysvelvollisuus on lakisääteinen, ja PTV:hen kootut tiedot ovat asiakkaiden nähtävillä suomi.fi-palvelussa. Se ei kuitenkaan hakukonenäkyvyyden ja tiedon löydettävyyden näkökulmasta riitä”, sanoo viestintäasiantuntija Antti Kääriäinen, joka vastaa Eloisan verkkopalvelun toiminnasta ja kehittämisestä.
Lähtötilanne: Edessä toimipaikkatiedon sekamelska
PTV:n ja verkkosivujen on siis tärkeää olla kunnossa, mutta miten ottaa haltuun Google ja hakukoneet, joista ihmiset ennemmin etsivät tietoa? Ja mikä tärkeämpää: miten saada hakukoneilta pois virheellinen tieto vanhoine terveyskeskuksineen, osoitteineen ja aukioloaikoineen?
Näitä kinkkisiä kysymyksiä Etelä-Savossa pohdittiin, kun 133 000 asukkaalle 12 kunnan alueella palveluita tarjoavaa Eloisaa valmisteltiin keväällä 2022.
”Paikkansa pitävän tiedon ylläpitäminen hakukoneissa, jo yksin Googlessa, on iso haaste julkisella terveys- ja hyvinvointisektorilla, jolla hallittavaa toimipaikkatietoa on paljon. Kun Eloisaa muodostettiin, näimme jo ennalta, että hallittavaa tietoa on entistäkin enemmän”, Antti sanoo.
Vielä tammikuussa 2023, kun Eloisan toiminta alkoi, Google-yritysprofiileissa pyöri vanhaa toimipaikkatietoa ja asiakaspalvelu kuormittui aukiolo- ja osoitekyselyistä. Eloisa ei ollut vielä tuttu, ja ihmiset päätyivät entisten palveluiden verkkosivuille – joita oli siksi pakko ylläpitää uusien rinnalla.
Helpotusta oli kuitenkin tulossa: Eloisa oli ottamassa käyttöön Kontakti Pro -palvelua.
Ratkaisu: Tieto Googlelle ja muihin kanaviin Kontakti Pron avulla
Jotta Kontakti Pro voitiin ottaa Eloisassa käyttöön, PTV piti saada ensin kuntoon. Tähän meni lähemmäs vuosi keväästä 2022 alkuvuoteen 2023, jolloin PTV-urakka oli jo riittävän hyvällä mallilla käyttöönottoa ajatellen.
”Otti aikansa koostaa kokonaiskuva siitä, mitä, missä ja mihin aikaan palveluja tarjotaan – ja sitten kirjata ne PTV:hen. Työ kuitenkin ehdottomasti kannatti”, Antti kertoo.
Kontakti Pron käyttöönotto Fonectan kanssa aloitettiin huhtikuussa 2023. Työ starttasi Googlesta: Fonectan asiantuntijat kartoittivat aiempien organisaatioiden Google-tilit, yhdistivät ne osaksi Eloisan tilejä, poistivat tarpeettomat tilit sekä rakensivat linkityksen PTV:n ja Kontakti Pron välille.
Eloisassa otettiin käyttöön malli, jossa Eloisa ylläpitää itse PTV-tietoallasta. Kontakti Pro -palvelu ottaa tietonsa automaattisesti PTV:stä ja päivittää ne muihin kanaviin, kuten Googlen yritysprofiiliin, muihin haku- ja karttapalveluihin sekä somekanaviin.
Lopputulos: Kyselyiden ryöppy hiljeni – ihmiset löytävät palvelunsa
Fonectan asiantuntijat ja asiakaspalvelu olivat aktiivisena tukena noin kuukauden kestäneessä käyttöönottovaiheessa. Antti kertoo, että yhteistyö lähti liikkeelle todella jouhevasti.
”Pikkuhiljaa huomasimme, että toimipaikkakyselyiden ryöppy alkoi hiljentyä. Ihmiset alkoivat löytää Googlessa oikeiden tietojen sekä Eloisan verkkosivujen äärelle,” Antti kehuu.
”Edelleen pari kertaa kuukaudessa käymme Fonectan suuntaan keskustelua siitä, miten päivitystarpeiden ja esimerkiksi uusien ja poistuvien palvelupaikkojen kanssa kannattaa toimia.”
Hän pitää arvokkaana jo yksin sitä, että Eloisa voi ylläpitää tietoja itse vain PTV:ssä ja luottaa siihen, että tieto ui Kontakti Pron kautta automaattisesti Googlelle. Sieltä Eloisan verkkosivuille päädytään analytiikan mukaan eniten.
”Tämä on todella paljon työkuormaamme helpottavaa. Uskoisin, että ilman Kontakti Prota päivitystyö sitoisi ainakin kaksi ihmistä täysipäiväisesti, jos sekään riittäisi”, Antti sanoo.
Hänen mukaansa Google-ominaisuuksien ohella on erinomainen bonus, että Kontakti Pro vie tiedot automaattisesti myös muihin käytetyimpiin haku- ja karttapalveluihin sekä somekanaviin.
”Nyt esimerkiksi Siri, Alexa ja muut tyypillisimmät hakupalvelut osaavat kertoa, missä Mikkelin turvakoti sijaitsee. Tietomme ovat siellä, mistä ihmiset niitä etsivät.”
Iso bonus on myös se, että nyt Eloisassa saadaan Kontakti Pron kautta kootusti myös toimipaikka-arvostelut, joita ihmiset antavat Googlessa.
”Tämä ei ole pääasiallinen palautekanavamme, mutta sellainen, jota ihmiset myös käyttävät – ja joka ilman Kontakti Prota jäisi todennäköisesti pitkälti huomiotta”, Antti sanoo.
Kontakti Prossa on vielä paljon ominaisuuksia, joita Eloisassa ei ole ehditty ottaa käyttöön. Sellainen on esimerkiksi toiminto, jonka avulla voi laatia somejulkaisuja kootusti eri somekanaviin. Vuodenvaihteessa Eloisassa päivitetään toimipaikkojen puhelinnumeroita ja keväällä julkaistaan erilaisia kieliversiota kesäasukkaita varten – Kontakti Prota hyödyntäen, totta kai.
Millaisia terveisiä haluatte lähettää muille hyvinvointialueille?
Antti kannustaa muitakin hyvinvointialueita Kontakti Pron käyttöönottoon.
”Jo se, että PTV:ssä oleva tieto saadaan käyttöön ja automaattisesti Googleen muuttuvine poikkeusaukioloaikoineen, maksaa itsensä takaisin. Muu on hyvää bonusta. Verkkolöydettävyys ja tiedon oikeellisuus on sote-alalla ensisijaisen tärkeää”, hän sanoo.
Antti haluaa korostaa myös sitä, että työmäärä ei Kontakti Pron myötä lisäänny. Päinvastoin henkilöresursseja säästetään – olettaen, että tietoja halutaan ylläpitää PTV:n lisäksi kanavissa, joissa ihmiset ovat.
”PTV:n ylläpitovelvollisuus on itsestäänselvyys, ja Kontakti Pron kanssa se riittää. Tämän kokoisen organisaation tiedonhallinta Googlen Business Managerin kautta olisi sula mahdottomuus jo tavallisten aukioloaikojen puitteissa. Niiden lisäksi on kuitenkin vielä poikkeusaukioloajat: joulut, juhannukset ja muut.”
Minkä arvosanan antaisit Kontakti Pro -palvelulle nykyisen kokemuksesi perusteella kouluarvosanoin 4–10?
Yhdeksän, Antti toteaa ykskantaan.
”Toki nyt ollaan vielä käyttöönottovaiheessa, mutta on saatu tarvittavat koulutukset, manuaalit ja jatkuva tuki. Fonecta ja Kontakti Pro on ollut Eloisalle korvaamaton apu.”
Kuva: Eloisan viestintä
