Tulevaisuuden työympäristö rakennetaan tänään

Hybridityöstä on tullut monelle normaali työnteon tapa. Jotta se onnistuu ja töitä voi tehdä tietoturvallisesti ajasta ja paikasta riippumatta, tarvitaan ajanmukaiset työvälineet, yhteiset pelisäännöt – ja tulevaisuuden ennakointia, kirjoittaa Fonectan ICT-johtaja Tapio Lautanala.

Perjantai 13. maaliskuuta 2020 jää historiankirjoihin päivänä, jolloin puoli maailmaa siirtyi täysetätyöaikaan. Kokonaan etänä työskentely pakotti yritykset muutokseen, jollaista ei aiemmin ollut nähty.

Niissä yrityksissä, joissa digiloikka oli jo ehditty ottaa ja etätyö oli enemmän tai vähemmän arkipäivää, henkilöstö oli melko sinut ruudunjakojen ja erilaisten pilvipalveluiden kanssa. Toisaalta työntekijälle sälytettiin aiempaa enemmän vastuuta esimerkiksi uuden koneen tai ohjelmien käyttöönotosta.

Nyt, kahden vuoden jälkeen, valtaosa yrityksistä on siirtynyt hybridityömalliin. Ymmärrämme, että työnteon tavat ovat perusteellisesti muuttuneet. Eikä muutos koske vain työvälineitä, vaan myös työtiloja: monessa yrityksessä on siirrytty nimetyistä työpisteistä yhteiskäyttöpisteisiin, ja toimistoissa on enemmän tiloja eri käyttötarkoituksiin.

Kun valinnanvapaus lisääntyy, työssä tarvitaan eettisiä ohjenuoria. Yhteiset pelisäännöt varmistavat, että hybridityö onnistuu. Silloin jokainen osaa jättää työpöydän tyhjäksi päivän päätteeksi ja kunnioittaa toisten työrauhaa hiljaisessa tilassa. Työyhteisössä korostuu luottamus – oma vastuu kasvaa vapauden myötä. Jokaisen tulee ymmärtää myös tietoturvan merkitys ja toimia niin, ettei se missään tilanteessa vaarannu.

Miten me Fonectalla pärjäsimme myllerryksessä? Ensivaiheen muutos sujui sulavasti. Meillä oli hyvät pohjat olemassa: sovellusarkkitehtuurimme ja laitekannat olivat valmiit ajasta ja paikasta riippumattomaan työntekoon. Myös kotikonttorit saimme suhteellisen ketterästi pystyyn, kaikille riitti tarvittavia työvälineitä. Kun tilanne vakiintui, tiimien sisäiset käytännöt nousivat tärkeiksi. Pidetäänkö etäpalavereissa kamerat päällä, jätetäänkö kokousten väleihin tauko? Miten usein tavataan kasvokkain, miten paljon työskennellään etänä?

Työnteon murros tarjoaa otollisen hetken myös johtamistapojen päivittämiselle. Me muutimme johtamistapaamme osallistavammaksi muun muassa varmistamalla, että esihenkilöillä on riittävästi aikaa tiimiläisilleen. Hybridiarjen onnistuminen näkyy konkreettisesti tuoreessa GPTW-mittauksessa, jossa saimme korkeat tulokset.

ICT:n näkökulmasta työnteon murros tarkoittaa sitä, että tulevaisuuden työympäristö rakennetaan tänään. Jotta muutokset eivät pääse yllättämään, kokosin neljä teesiä tulevaisuuden ennakoimiseksi:

1. Älä omista mitään. Osta palveluna kaikki mitä pystyt. Etenkin IT:ssä on hankala sopia parinkin vuoden päähän sopimuksia, koska ala kehittyy koko ajan huimaa vauhtia.
2. Takaa tarpeeksi laaja osaaminen. Älä anna tietotaidon nojata yhden tai kahden työntekijän varaan. Varmista, että osaaminen on jakautunut tarpeeksi laajalle joukolle.
3. Muista nopea muutossykli. Pidä sopimukset lyhyinä ja käytä tunnettuja globaaleja järjestelmiä, jos mahdollista. Muutos on pysyvää, ja siksi ajan hermolla pysyminen on elintärkeää.
4. Automatisoi ja käytä robotiikkaa. Automatisoi kaikki datan käsittely, joka on mahdollista. Tiedon analysoinnin ja ohjelmistorobotiikan avulla saat käyttöösi päätelmiä, joista yritys hyötyy.

Markkinoinnin murros -blogisarjassa fonectalaiset ottavat kantaa digimarkkinoinnin trendeihin ja tulevaisuuteen.