Julkisten palvelujen yhteystiedot verkossa – näin pidät ne ajan tasalla helposti

Julkisten palvelujen löytyminen verkon eri kanavista on tänä päivänä entistä tärkeämpää. Siihen velvoittavat paitsi diginatiivit kansalaiset, myös lakipykälät. Mutta tietojen päivittämättä jättäminen ja löydettävyyden laiminlyönti hankaloittaa ennen kaikkea asiakkaiden, eli kansalaisten arkipäivää ja syö luottamusta julkisiin palveluihin.

Yhteystietojen päivitys verkossa on hyvää palvelua – näin se käy helposti

Listasimme löydettävyyden ja yhteystietojen tärkeimmät pointit julkisen sektorin toimijoiden näkökulmasta, ja lopussa tarjoamme ratkaisun näiden kunnossapitoon.

Laki velvoittaa löytymään verkosta

Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta 15.3.2019/306, 4 § toteaa:

”Viranomaisen on suunniteltava ja ylläpidettävä digitaaliset palvelunsa siten, että niiden tietoturvallisuus, tietosuoja, löydettävyys ja helppokäyttöisyys on varmistettu.”

Digitaalisuudesta on tullut osa elämäämme siinä määrin, että laki velvoittaa julkisia palveluja löytymään verkon eri kanavista. Kansalaisilla on oikeus löytää kotikuntansa sekä valtion tarjoamien julkisten palvelujen äärelle, ja mistä muualta niitä tänä päivänä etsitään, kuin verkosta?

Lue lisää verkkosaavutettavuuden ja verkkolöydettävyyden vaatimuksista julkiselle sektorille.

Yksityinen tai julkinen palvelu – tiedonhaussa ei eroa

Tämän päivän kuluttajat ovat omaksuneet digitaaliset, elämää helpottavat työkalut osaksi arkeaan. Ja niiden kautta haetaan tietoja kulloinkin kaivattavista palveluista. Oli kyseessä sitten urheiluvälineliikekaupan uusi osoite, paikallisen uimahallin aukioloajat, kampaajan ajanvaraus tai flunssarokotteen tilaaminen – näitä kaikkia yhdistää se, että prosessi alkaa verkossa.

Kuluttaja ei tee eroa palveluntarjoajan välillä – yksityinen tai julkinen, sitä haetaan samasta paikasta. Olisi kuitenkin harmillista, jos juuri julkisten palvelujen tietojen löydettävyyteen ja oikeellisuuteen verkossa joudutaan pettymään kerta toisensa jälkeen. Siksi valtion ja kunnallisten palvelujen on huolehdittava aivan yhtä lailla löytymisestään verkosta.

Lue lisää: Julkisten palveluiden luotettavuus punnitaan myös Googlessa.

Asiakas päättää, mistä palvelua etsii

…ja palveluntarjoajan on löydyttävä sieltä, mistä sitä etsitään. Ei auta, jos kunnan palvelut ja yhteystiedot on listattu kattavasti kunnantalolta löytyvässä esitteessä tai joka kotiin jaettavassa lehdessä, jos palvelujen käyttäjä hakee palvelua kännykällään ruuhkabussissa matkalla töihin.

Ei auta, että kirjaston poikkeusaukioloajat on listattu verkkosivujen yhteystiedot-välilehdellä, jos käyttäjä haluaisi löytää ne Google Mapsin tarjoamasta Yritysprofiilista .

Sait varmasti kiinni ideasta. Tämän päivän asiakkaalla on mahdollisuus ja valta etsiä palveluja missä ja milloin tahansa. He sanelevat sen, mistä palvelujen tulee löytyä.

Tiedot oikein ja ajantasaiset – kaikissa kanavissa?

Löydettävyys on yksi asia – eli, että kunnan ja valtion palvelut löytyvät verkon kanavista, joista niitä haetaan (kuten Googlesta, karttapalveluista ja muista verkon hakupalveluista). Mutta löydettävyydestä ei ole hyötyä, ellei käyttäjä löydä käsiinsä oikeita ja ajantasaisia tietoja.

Oikeat ja ajantasaiset tiedot tarkoittavat esimerkiksi seuraavaa: kaikkien toimipisteiden osoitteet ja puhelinnumerot ovat oikein – eikä pelkästään omilla verkkosivuilla, vaan joka ikisessä kanavassa, mistä asiakas niitä saattaa hakea (ja se on asiakkaan päätettävissä, mistä hän tietonsa hakee). Lisäksi on äärimmäisen tärkeää päivittää aukioloajat, ja erityisesti poikkeusaukioloajat kaikkiin verkon kanaviin.

Googleen luotetaan oikean tiedon tarjoajana, ja yhä harvemmin vaivaudutaan verkkosivuille asti varmistelemaan tietoja. Ethän siis aiheuta hämminkiä, turhaa vaivaa ja pettymyksiä tarjoamalla vääriä yhteystietoja ja aukioloaikoja kansalaisille verkossa.

Kaiken lisäksi, jos julkinen toimija ei ole ottanut Google Business Profiilia haltuunsa, voi verkossa näkyviä tietoja vääristellä kuka tahansa. Lue lisää täältä.

Tietojen päivitys on hankalaa ja aikaa vievää…vai onko?

Saatat miettiä, ettei ole ihan pieni työ varmistaa julkisten palvelujen ajantasaisuus ja oikeellisuus paitsi verkkosivuilla, myös kaikissa muissa verkon kanavissa (sosiaalinen media, Google, karttapalvelut jne.). Kanavia on paljon muistettavana, ja kirjautuminen eri alustoihin voi olla hankalaa.

Ja silti, laki velvoittaa digipresenssiin – sekä ennen kaikkea kansalaiset, jotka ansaitsevat löytää helposti oikeat tiedot.

Meillä Fonectalla on ollut ratkaisu tähän pulmaan jo pitkään. Lukuisat monipaikkaiset yritykset ovat helpottaneet elämäänsä ja asiakkaidensa arkea Fonecta Kontakti Pron avulla vuosien ajan, ja nyt tarjoamme tämän ajanhallintaa ja tietoturvaa parantavan palvelun myös julkisen sektorin käyttöön.

Fonecta Kontakti Pro auttaa löytymään kaikkialta – ja oikeilla tiedoilla

Fonecta Kontakti Pro julkishallinnolle on verkkopalvelu, jonka avulla hallinnoit toimipaikan tietoja sekä arvosteluja yli 20 digitaalisessa kanavassa. Tämä tarkoittaa siis sitä, että kun on tarpeen päivittää esimerkiksi kunnanviraston aukioloajat juhlapyhiksi, sen voi tehdä yhdellä työkalulla, ja tiedot päivittyvät kaikkiin kanaviin samanaikaisesti (kuten Facebook, Google-yritysprofiili, TomTom, Here-kartat ja Fonectan kanavat).

Fonecta Kontakti Pro julkishallinnolle kokoaa myös käyttäjien kysymykset ja arvostelut samaan paikkaan, ja siten varmistat, että mikään kysymys ei mene ohi tai jää vastaamatta.